公文排版格式

   公文是一种正规的文字材料形式，它的要求很规范、严谨，特别是在创一流工作中，所有汇报材料、各专业总结、数据情况、相关制度文本都应该以规范、正式的样本呈现在验收专家及领导面前。为全面提高这方面的意识，引起大家的重视和注意，在此简单对标准做出说明。

一、公文页面

1. 纸型。我局按照系统要求和当前国际化标准，公文使用纸型采用型采用标准A4型纸（长297毫米，宽210毫米）。当然，有特殊要求的图纸、附件表格有时用A3者除外。另外，正式文件和一些汇报材料需用A3纸印刷后中间折叠，用骑马订装订，也应视为A4型。

公文页面一般用竖排（文件附件表格有要求横向者除外）。

在Word中打完公文首先要在“文件”-“页面设置”—“纸张”中选择正确的纸型。在“文件”-“页面设置”—“页边距”中选择正确的页面方向。

（秘诀：如果您的文档前面用竖排，最后一个附件表格需要横着放才能放下，有的同志没有办法就排成两个文件。其实简易的方法是在一个文件中，把表格那张用鼠标拉黑选中，然后在“文件”—“页面设置”—“页边距”中选“横向”，再找左下“应用于”选框中从“整篇文档”和“所选文字”两个选择项目中选“所选文字”点“确定”即可。这样可解决文档内不同页面不同设置和方向的问题。）

2. 页边距。这项最容易忽视的内容。公文完成后，要在Word中进行页面设置。具体操作：在标题栏下选择“文件”—“页面设置”—“页边距”。在选项中填写或调整数值。

具体数值：“上”（天头）3.7厘米，“下”（地脚）3.5厘米，“左”（装订口）2.8厘米，“右”（翻口）2.6厘米。上下误差可以不超过1毫米。（这样如果按三号仿宋字排列，每页一般可以排22行，每行28个字）。

在页面设置中“页边距”选项“装订线”数值里可以选“0”，意思是在页面排布时就考虑留装订线的问题了，不用专门再留装订线了。这样排列页面大方、美观，比上面顶天、下面踩地、左右靠边要漂亮得多。

（秘诀：如果大家怕每次调整数值麻烦，可以在排完页面后点选“页边距”选框左下角的“默认”，提示确定后生效。以后在你的电脑里再打开Word建立新文档时，不用设置都是这样的页面了！这叫一劳永逸。不过提醒一句，如果是从别人电脑中发来文档，你还是再看看页面设置数据的好。）

3. 字体。正式公文标题要用“小标宋简体”2号字。（此种字体在Word中初始字库里是没有的，一般性材料可以用黑体代替。但正式文件必须用标宋。如果大家需要，可与局长工作部人员联系，给大家发过去即可。）正文一般用3号仿宋体。

关于文档内标题的字体字号处理。首先明确一点，文内标题字号大小和正文一样（3号字），有些同志标题字喜欢大些，不需要。

有些公文如总结性公文、通知性公文、可研报告等经常需要分几级标题。一般表达方式和字体要求如下：

第一级大标题用“一、”表达，用“黑体”；

第二级标题用“（一）”表达，用“楷体”加粗；

第三级标题用“1.”表达，用“仿宋”加粗；

第四级标题用“（1）”。

（说明：1、有些文档只有两级标题，则可用“一、”和“1.”来表示。）

4.页码。一般性材料页码选择“插入”—“页码”，并选居中即可。格式可用单独数码或者数码左右各放一字线均可。正式文件应用4号半角白体阿拉伯数码标注，置于版心下边缘之下一行，可选用数码左右各放一条4号一字线。单页码居右空1字，双页码居左空1字。（在不具备复杂排版条件时，也可简化，放置居中即可。）

5.装订。公文应左侧装订，不掉页。A3折叠为A4的材料应用骑马订。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4毫米。平订钉距与书脊间的距离为3毫米～5毫米。

6.落款。公文材料落款一般只写日期（因单位名称已写在公文抬头，如果是证明、通知等抬头未写单位名称的，要在落款日期上方写上规范的单位名称。）具体要求：落款日期要在公文最后一行文字下空三行。居右后面空四个字的距离。落款日期一般性文件可用阿拉伯数字，正式文件必须用汉字形式。（如：二○○六年八月三日）

（秘诀：有些同志打大写日期时，不会打二○○六中间的两个“零”。有的打成“二00六”，有的写成“二零零六”。不规范、不美观。正确的打法是，在“智能ABC”输入法的打字条上最右端的小键盘符号上点右键，（）选“特殊符号”，然后再点这个小键盘，就能从对应的“T”字键中打出“○”这个符号了。）

以上为一般性公文材料的排版格式，应用性比较广泛，供大家参考。正式文件排版、主题词、版记、签发人、文号等比较复杂，一般部室平时很少用到，有时间再跟大家探讨。